Rapat dengan client menjadi salah satu agenda penting yang sering dilakukan oleh para pebisnis. Hal itu wajar mengingat rapat yang dilakukan secara efektif terbukti mampu menjaga sebuah tim tetap berada di jalurnya. Bukan hanya itu saja namun rapat yang dilakukan secara lebih produktif dan tersetruktur juga bisa digunakan untuk meminimalisir peluang terjadinya penyimpangan. Kondisi itu dapat terjadi dikarenakan waktu pertemuan merupakan sebuah ruang berharga yang bisa dimanfaatkan untuk mendiskusikan perspektif dan mensiasati hasil kegiatan tersebut. Di dalam meeting ini nantinya setiap anggota mempunyai kesempatan dan kewajiban untuk memberikan saran guna menciptakan hasil terbaik. Namun sayangnya tidak semua rapat itu berjalan sesuai dengan rencana dikarenakan tidak sedikit anggota tim yang belum mengetahui aturan dan memiliki keterampilan di dalam melakukan hal tersebut. Terutama ketika meeting itu dilakukan menggunakan bahasa Inggris di mana dibutuhkan pedoman dan skill khusus. Lantas skill apa saja yang perlu dimiliki ketika ingin melakukan meeting dalam bahasa Inggris?.

8 Skill yang Perlu Dikuasai Ketika Ingin Mengadakan Meeting Dalam Bahasa Inggris

Mengadakan pertemuan diskusi dengan  tim atau klien itu sangatlah diperlukan. Pasalnya dengan mengadakan diskusi mampu mengubah rapat yang tadinya tidak efektif menjadi lebih produktif. Selain itu pertemuan tim ini juga bisa mendorong diskusi terbuka di antara anggotanya. Dalam hal ini seorang pemimpin rapat harus selalu berada pada posisi terbaik agar bisa membimbing, memahami serta memastikan nasehat yang baik untuk setiap anggotanya. Adapun beberapa skill yang perlu dikuasai ketika ingin mengadakan rapat dalam bahasa Inggris seperti berikut ini.

1. Mampu Meminta Klarifikasi dengan Baik

Apabila ketika sedang menghadiri meeting dalam bahasa Inggris Anda merasa tidak jelas terkait topik yang dibahas pada diskusi itu, maka bisa meminta anggota tim untuk menetapkan fokus dan tujuan dalam permasalahan yang sedang dihadapi saat ini. Dalam kasus ini ide verbal dan Parafrase wajib dipakai. Hal itu dikarenakan penggunaan kalimat yang polite bisa membantu partner kerja  tertarik dengan klarifikasi  milik Anda. Misalnya Anda bisa menggunakan kalimat yang berbunyi “Saya pikir semua orang ingin mendapatkan gambaran umum tentang ……”.

2. Selalu Aktif Bertanya

Skill aktif bertanya ini bisa Anda terapkan ketika tidak memahami tentang topik yang sedang dibicarakan dalam meeting bahasa Inggris tersebut. Untuk menyampaikan pertanyaan itu bisa dilakukan dengan memakai kalimat berbunyi “ Sorry sir, I do not understand what you have conveyed?.” Selain harus memiliki skill aktif bertanya, dalam kegiatan meeting menggunakan bahasa Inggris Anda juga perlu aktif untuk mendengarkan. Maksud dari teknik mendengarkan di sini yaitu semua anggota tim mempunyai kewajiban aktif berdiskusi serta saling listening agar kegiatan rapat dalam bahasa Inggris bisa berjalan efektif. Bukan hanya itu saja namun anggota tim juga mempunyai kewajiban untuk mengeksplorasi ide antara satu dengan lainnya.

3. Memastikan Semua Peserta Bisa Paham

Untuk memastikan agar semua peserta meeting dalam bahasa Inggris itu bisa paham terkait apa yang sudah disampaikan, maka Anda perlu mengkonfirmasikan dengan tim jika mereka bisa menangkap poin diskusi itu melalui pemungutan suara selama rapat ini berlangsung. Selaku yang memimpin rapat Anda bisa menggunakan frasa dalam bahasa Inggris yang berbunyi “ Is everything clear with what I’m saying?”

4. Membuat Sebuah Ringkasan

Pada saat sedang mengadakan rapat dalam bahasa Inggris sangat penting untuk berhenti sejenak, lalu meringkas apa yang sudah dibicarakan dalam diskusi tadi. Dengan begitu bisa membantu untuk menyelaraskan anggota tim terkait topik yang saat ini sedang dibahas. Dalam hal ini cara paling mudah dan cepat untuk mencatat ringkasan itu adalah dengan menghafalkan poin utama dari argumen, mendengarkan dan menonton.

5. Skill  Mengelola Waktu yang Baik

Dikarenakan di dalam diskusi itu manajemen waktu merupakan hal krusial untuk kebijakan rapat, alangkah baiknya Anda perlu membuat daftar periode waktu tertentu untuk membantu para tim agar lebih fokus terkait topik di dalam pertemuan tersebut. Dalam hal ini sangat penting jika diskusi bersama itu dimulai dan diakhiri tepat pada waktunya. Dengan membiarkan seorang pemimpin tim untuk mengakhiri dan memulai rapat menjadi lebih lambat bisa mengurangi keefektifan dan rasa tidak hormat selama proses berlangsung.

6. Memperoleh Kesimpulan Secara Bersama

Apabila proses diskusi bersama itu sudah mencapai tahap kesimpulan. Seorang pemimpin rapat harus bisa merangkum kesimpulan dari materi yang sudah disampaikan tadi. Diharapkan dengan membuat kesimpulan ini nantinya mampu mendorong para tim untuk mencapai kesepakatan bersama.

7. Merekam Sesi Rapat

Agar nantinya pertemuan itu bisa dijadikan referensi untuk orang yang membutuhkan Anda bisa merekam sesi meeting tersebut. Hal ini penting dilakukan karena merekam sesi meeting bisa jadi ide dan strategi yang dapat digunakan oleh anggota tim di lain waktu. Selain itu merekam sesi rapat itu tersebut juga sangat membantu untuk anggota tim yang berhalangan hadir dikarenakan beberapa hal. Dengan begitu nantinya anggota tim yang absen pada rapat itu tidak akan ketinggalan informasi apapun. Dalam hal ini untuk merekamnya Anda bisa memanfaatkan bantuan barang elektronik berupa smartphone atau kamera. Namun pastikan ketika sedang merekam sesi Meeting itu jangan sampai mengganggu anggota lainnya.

8. Mengakhiri Proses Rapat

Memang benar membahas topik tertentu di dalam sebuah pertemuan itu sangatlah penting untuk dilakukan. Tapi bagi seorang pemimpin rapat harus bisa memahami bahwa diskusi bersama itu juga perlu diakhiri. Di bagian akhir diskusi itu nantinya seluruh tim konferensi harus bisa menemukan kesamaan serta solusi untuk memecahkan permasalahan yang sedang dibahas tadi. Selain itu anggota tim juga harus bisa membantu rekan lainnya dalam membuat keputusan terkait masalah yang sedang dihadapi. Untuk mengakhiri rapat Itu bisa dilakukan dengan mengucapkan kalimat dalam bahasa Inggris berbunyi “Okay, There is the last of our Disscussion, Thank You for your attention today”.

9. Melakukan Kegiatan Evaluasi Rapat

Setelah proses pertemuan itu diakhiri seorang pemimpin rapat harus bisa memberikan waktu setidaknya 5 menit kepada para anggotanya. Tujuan dari memberikan waktu selama 5 menit itu agar nantinya para anggota bisa mengomentari skor pertemuan. Hal ini penting dilakukan agar nantinya para pemimpin tim bisa mengidentifikasi peluang untuk memperbaiki atau terus meningkatkan proses pertemuan supaya lebih efektif. Pasalnya pertemuan yang sukses pada dunia bisnis itu membutuhkan tim untuk mengombinasikan diskusi menjadi lebih efektif.

Demikian ulasan singkat tentang skill yang perlu dikuasai ketika mengadakan atau menghadiri meeting dalam bahasa Inggris. Dalam hal ini untuk melatih skill di atas bisa dimulai dengan cara memperbanyak pemahaman kosakata menggunakan bahasa Inggris. Tidak hanya itu saja namun untuk mengembangkan tersebut juga bisa dilakukan dengan cara mengikuti les kursus bahasa Inggris online.